PEC: è davvero necessaria per i piccoli professionisti?

PEC

La posta elettronica certificata, chiamata comunemente PEC, è un servizio molto utile valido in alcuni stati che funziona come una normale casella di posta con un particolare valore aggiunto: la prova di consegna con validità legale. In pratica questo servizio, facile da utilizzare, ha la ricevuta di ritorno elettronica ed è quindi al pari di una comune raccomandata A/R. Non tutti i Paesi riconoscono la sua validità, è utilizzata in Italia, Svizzera e Hong Kong, tuttavia dovrebbe diventare presto uno standard europeo. Gli indirizzi certificati si possono poi comodamente utilizzare sui client di posta e sono quindi al pari di una comune casella elettronica grazie ai protocolli POP e IMAP. L’unica principale differenza è data dal sistema di controllo che riguarda la trasmissione del messaggio.

La PEC è necessaria per i professionisti?

La PEC è uno strumento utilissimo ed è molto importante per i piccoli professionisti quanto per i privati. Infatti è un mezzo comodissimo per poter inviare email con valore legale ai propri clienti ma anche presentare contestazioni ad aziende e società. Il servizio che viene erogato può essere gratuito grazie ad alcuni gestori e a pagamento presso altri. Il vantaggio maggiore di questo strumento è evitare di perdere tempo per inviare lettere postali che hanno il costo di un anno intero di posta elettronica certificata. Questo strumento offre a tutti la possibilità di avere un mezzo per comunicare in piena sicurezza. I messaggi possono essere spediti dal PC, dal telefono o da qualunque sistema dotato di connessione. Inoltre c’è piena sicurezza nell’invio in quanto solo le aziende che hanno superato standard di sicurezza vengono accreditati per fungere da server e inviare PEC.

Bisogna inoltre ricordare che per i professionisti di tutti gli ordini è obbligatorio possedere una PEC secondo la legge del 2009 e non è quindi un’opzione. Quando ci si iscrive al Registro Imprese bisogna dichiarare la propria PEC. Anche le nuove partite IV, gli artigiani e professionisti sono tenuti dal 2013 a dichiarare la PEC quando si iscrivono al registro. Tutte le pubbliche amministrazioni sono obbligate a dotarsene. In caso di mancata comunicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata è prevista una multa che va dai 34 euro ai 1032 euro.

Le imprese che sono obbligate sono: società, cooperative, società in liquidazione, società estere con sede in Italia, nuove società, professionisti, ditte individuali, PA. Sono escluse solo le imprese individuali, i consorzi e le imprese non societarie come associazioni, fondazioni ed enti.

Informazioni pratiche per l’apertura di una PEC

La PEC è gratuita per i privati ma a pagamento per le imprese. I servizi di posta certificata sono sottoscrivibili presso diversi provider anche molto conosciuti come Tim, Poste Italiane, Aruba. Ovviamente, trattandosi di sicurezza, è bene scegliere servizi accreditati ufficiali. I costi sono molto bassi si parla di un piano annuale che costa pochi euro, ci sono anche opzioni business per le grandi aziende con una maggiore complessità e servizi aggiuntivi come la firma elettronica.

Per procedere all’apertura è importante scegliere in primo luogo un provider, valutare i costi e i benefici (caselle di posta elettronica, spazio, servizi aggiuntivi), poi formalizzare l’iscrizione inserendo tutti i dati avendo cura di non sbagliare trattandosi di PEC business e non privata. La Pec una volta creata è attiva e da quel momento è possibile utilizzarla per inviare messaggi che abbiano validità legale.